Najczęstszymi błędami, występującymi we wnioskach o dotacje są:

 

1.Nie opieczętowanie lub nie podpisanie wszystkich stron wniosku.

Spośród wielu stron wniosku i licznych załączników łatwo o przeoczenie w braku podpisu czy pieczątki na którejś ze stron. Tak niewielkie, wydawać by się mogło niedopatrzenie, stanowi poważny błąd. Wymagania dotyczące tego, jak powinien wyglądać wniosek są dość jasno sprecyzowane. Na wnioskach i na załącznikach musi znajdować się pieczątka instytucji i pieczątka wnioskodawcy (lub osoby upoważnionej), wnioskodawca podpisuje się również na wniosku i na załącznikach. Oprócz tego każda strona musi być parafowana przez wnioskodawcę.

2. Nie ponumerowanie stron w załącznikach.

Duża liczba stron w dokumentach, zwłaszcza przy projektach budowlanych, które wymagają załączenia dokumentacji budowlanej i kosztorysów powoduje sytuację, w której któraś ze stron nie została ponumerowana przez co wniosek w całości posiada złą numerację. Zdarzają się także sytuacje, w których dwie strony posiadają ten sam numer. Podobnie jak w przypadku nie opieczętowania lub nie podpisania wszystkich stron wniosku błędy te wynikają w większości  z niedopatrzenia. Staranność i dokładność to dwie rzeczy, o których powinien zawsze pamiętać wnioskodawca w celu uniknięcia prostych  i niepotrzebnych błędów.

3. Pisanie zbyt specjalistycznym językiem. Jest to nagminnie spotykany błąd w przypadku projektów budowlanych, związanych z technologią, czy branżą, której tajniki zna tylko grupa specjalistów. Przy składaniu wniosku należy pamiętać, że nie będzie go oceniał i czytał specjalista tej branży, ale osoba, która w tej dziedzinie jest laikiem. W związku z tym zaleca się szczególnie unikanie sformułowań specjalistycznych. Wskazane jest przekształcenie naukowego języka w przeprowadzonych analizach techniczno-technologicznych na bardziej zrozumiałą i czytelną formę, która pozwoli zrozumieć ich treści także tym, którzy nie są specjalistami w danej dziedzinie.

4. Pisanie zbyt ogólne.

 Nie tylko pisanie zbyt specjalistycznym słownictwem stanowi problem, ale także zbyt ogólne formułowanie zdań stanowi poważny błąd. Osoba, która czyta wniosek oczekuje w nim znaleźć konkretne informacje. Pisanie zbyt ogólne może sprawiać wrażenie, że nasz plan nie jest jeszcze pełny, że mamy jedynie ogólną wizję, ale brakuje nam konkretnych rozwiązań. A przecież ktoś, kto występuje o dotacje powinien w pełni szczegółowo wiedzieć, co dzięki niej zamierza osiągnąć. Ważne jest zatem znalezienie „złotego środka” pomiędzy pisaniem zbyt specjalistycznym, a pisaniem zbyt ogólnym.  

5. Niespójność Wniosku z Biznes Planem.

Bardzo istotną rzeczą jest aby informacje zawarte we wniosku były spójne z załączonym Biznes Planem. Tymczasem, bardzo często zdarza się, że informacje zawarte w obu dokumentach znacząco się od siebie różnią. Jest to sytuacja niedopuszczalna, która może spowodować wyłączenie naszego wniosku z konkursu. Należy pamiętać, że Wniosek i Biznes Plan to dokumenty załączone do tego samego projektu, oba muszą zawierać te same informacje, należy je wypełnić rzetelnie i dokładnie sprawdzić zgodność obu dokumentów ze stanem faktycznym. Inne informacje zawarte we wniosku,  a inne zawarte w biznes planie sugerują, że informacje zawarte w którymś z dwóch dokumentów są niezgodne z prawdą.

6. Błędy w części finansowej.

Istotną rzeczą w ubieganiu się o dotację jest część finansowa. Musi być wypełniona rzetelnie, wszystkie zawarte w niej informacje i prognozy muszą opierać się na dokładnych obliczeniach. Staramy się przecież o konkretne sumy pieniędzy, musimy więc dokładnie wskazać na co mamy zamiar je wydatkować.

7. Załączniki – pozostawianie pustych pól. Wszystkie pola zamieszczone w załącznikach powinny być wypełnione. Nawet, gdy dane pole nie dotyczy naszego projektu musimy to dokładnie napisać w załączniku, zwykle używając do tego formuły „nie dotyczy”.

8. Formularz Oceny Oddziaływania Projektu na Środowisko.

Wymaganym załącznikiem projektu jest część oceniająca, w jaki sposób planowana inwestycja będzie oddziaływać na środowisko.  Wielu składających wnioski zapomina o formularzu lub traktuje go bardzo pobieżnie. Tymczasem, jego znaczenie jest niezwykle istotne. Im więcej, najlepiej potwierdzonych przez ekspertyzy fachowców, informacji, że projekt nie spowoduje negatywnych zmian w środowisku tym lepiej.

9. Załączniki – nowe formularze.

Należy dokładnie śledzić informacje i wzory dokumentów pojawiające się na stronach internetowych odpowiednich instytucji odpowiedzialnych za nabór projektów. Niejednokrotnie zdarza się, że formularze wniosków do danego projektu w bardzo krótkim czasie ulegają zmianom. Przeoczenie zmiany skutkuje złożenie załączników na nieodpowiednim, nieobowiązującym już formularzu.

 

10. Niezgodność Wniosku z programem.

Program, dzięki któremu możemy ubiegać się o wniosek zawiera konkretne działania. Opisano w nich cele, jakie dzięki działaniu mają być osiągnięte oraz przykładowe rodzaje projektów. Zanim przystąpimy do składania wniosku dokładnie sprawdźmy czy cele programu są zgodne z celami, jakie chcemy osiągnąć, dzięki naszej inwestycji, czy przykładowe rodzaje projektów są choć trochę podobne do tego, co zakłada nasz projekt.

 

Poprawne wypełnienie wniosków przez potencjalnych beneficjentów często sprawia wiele problemów i jest oczywiście czasochłonne.

 W związku z tym wielu przedsiębiorców decyduje się na wynajęcie firmy doradczej.

 

 Należy jednak pamiętać, że podstawą projektu jest dobrze przemyślana koncepcja inwestycji. Zatrudnienie nawet najlepszej firmy doradczej nie rozwiąże problemów tych, którzy ubiegają się o dofinansowanie, a ich inwestycja jest nieprzemyślana, niemożliwa do realizacji w wyznaczonych terminach, że brakuje środków na jej finansowanie do momentu zwrotu kosztów z Unii. W takiej sytuacji przeszkody w otrzymaniu dofinansowania nie będzie stanowić unijna biurokracja czy niekompetencja firmy doradczej, ale nieprzygotowanie wnioskodawcy. Zatem, aby napisać dobry wniosek poza ciekawym projektem trzeba mieć dużo wolnego czasu, dobrą księgową lub znaleźć kogoś, kto to za nas zrobi.

 

Ponadto, należy pamiętać, iż uzyskanie dotacji to dopiero początek drogi. Projekt należy, bowiem, po jego realizacji odpowiednio rozliczyć. W tym także może nam pomóc odpowiednio do tego przygotowana firma z zewnątrz. Poznanie wszystkich problemów związanych z otrzymaniem i rozliczeniem dotacji nie powinno stać się czynnikiem zniechęcającym do ubiegania się o dotacje. Wprost przeciwnie, znając wszystkie zagrożenia jesteśmy świadomi, czego możemy oczekiwać i przygotowani na wszelkie trudności